「高齢者大国」の日本を救うのは Google Workspace ？

こんにちは、ProtoA Chief Customer Experience のアヤカです。

先日、高齢者介護施設を複数運営する社会福祉法人A社様(職員数約400名)で、管理者向けの生成AI研修のオンライン勉強会をしてきました。今日はその様子を、少しお話しさせてください。

きっかけは「採用」だけでは終わらなかった

そもそもの始まりは、採用の話でした。A社様には1年ほど前から採用コンサルタントの方が入っていて、採用がうまくいき始めたあとも、「入ってくれた方に、長く働いてもらうにはどうすればいいか」を考え、行動規範づくりなどの支援が続けられていました。

そんななかで出てきたのが、介護現場の業務効率化という課題です。介護業界では、生産性向上に向けた取り組みがこれまで以上に求められています。ICTやAIも活用しながら、現場の負担を少しでも軽くできないか。そんな相談から、今回の生成AI研修が始まりました。

宮古島でも、人手不足や離職はずっと大きな課題です。業種も場所も違いますが、「人手が足りないなかで、どう働きやすい職場をつくるか」という悩みは、どこか他人事には思えませんでした。

まずはセキュリティから

A社様では、多くの職員がケアプランや報告書などの個人情報を日常的に扱っています。無料版のGoogleアカウントのまま生成AIを使い始めるのは、正直、少し心配がありました。

そこで最初に取り組んだのが、法人として安全に使える環境を整えることです。非営利団体向けの制度を利用してGoogle Workspaceを導入し、入力した情報がAIの学習に使われないよう設定。職員の異動や退職に伴うアカウントも、法人側で管理できるようにしました。

地味な作業ですが、ここを飛ばすと、その後の活用はずっと「これ、大丈夫かな」という不安と隣り合わせになってしまいます。安心してAIを使うために、まずは土台を整えるところから始めました。

12ヶ月かけて、自分たちで回せるようになる

研修は1回きりのセミナーではなく、12ヶ月のプログラムとして設計しました。ゴールは、A社様の職員だけで使えるプロンプト集を作り、私たちがいなくても自走できる状態になることです。

4月に理事長からAI導入の宣言があり、5月から月1回のペースで基礎研修。ここまでで4回実施し、直近の回では各施設が持ち寄った事例を共有しました。

74%という数字より、印象に残ったこと

その4回目の勉強会で、8つの施設から12件、当日中に15件まで活用事例が集まりました。時間削減を数値化できた9つの業務では、平均**74%**の削減率になりました。あくまでA社様の中で実際に測れた9業務の平均で、業界全体の話ではありませんが、現場の実感が数字として裏付けられたのは大きかったようです。

委員会の議事録が30分から5分になったり、料金改定の同意書をご家族向けにわかりやすく書き直したり。使い方は施設によってさまざまでした。

でも、それより印象的だったのはある施設の判断です。「ヒヤリハットの対策欄はAIに書かせず、みんなで考える」と、自分たちでルールを決めていました。AIに任せるところと、人が考えるべきところ。その線引きを、誰かに言われたわけでなく現場が自分で見つけていく。これこそが「自走」だと思います。

これから

プログラムはまだ道半ばです。8月からは月1回の勉強会形式で、現場の実例をもとにA社様独自の活用ルールを整えていく予定。現場からはアカウントを増やしたい声も上がり、理事長も前倒しを検討しています。

トップの理解が早いと、現場への浸透スピードもやっぱり変わってくるものですね。