学習塾のGoogle Workspace導入

課題

株式会社Rootは、宮古島で4つの教育事業を運営する会社です。事業の一つである学習塾では、入塾申込みの受付から社内の日程調整、スタッフ間の情報共有まで、多くの業務がアナログな方法で行われていました。

入塾手続きは紙での申込みが中心で、記入ミスや転記の手間が発生。社内の連絡や日程調整はLINEと電話に頼っており、やり取りが分散しやすい状態でした。スタッフの日報は口頭やメモで共有されていたため、トラブルへの対応が遅れることもありました。

また、生徒・保護者との面談調整も電話や口頭で行っており、調整ミスが起きやすい状況でした。会議の内容もメモに頼っていたため、「あの話どうなってるっけ？」という確認作業が度々発生していました。

こうした課題を解決するため、Google Workspaceの導入と業務の仕組み化に取り組むことになりました。

解決策

まず、業務ごとに適切なツールを整理し、Google Workspaceを活用した仕組みを順番に整えていきました。

入塾申込みはGoogleフォームに移行し、スプレッドシートと連携することで情報を自動集計できる体制に。社内の連絡・日程調整はGoogleチャットとGoogleカレンダーに統一し、やり取りの場所を一本化しました。

スタッフの日報はGoogleフォームで入力し、チャットへ自動転送される仕組みを構築。情報がリアルタイムで共有されることで、現場への対応もスムーズになりました。

生徒・保護者との面談調整にはGoogleカレンダーの予約機能を活用し、電話でのやり取りを大幅に削減。面談記録はGoogleドキュメントで管理し、スタッフ全員が共同で閲覧・編集できる体制を整えました。

さらに、会議を録音してAIで議事録を作成するフローを導入し、情報の記録と共有を仕組みとして回せるようにしました。

成果

ツールの導入によって、各業務にかかっていた時間とミスが着実に減りました。

入塾手続きのデジタル化で月5時間程度の作業を削減し、記入・転記ミスも大幅に減少。社内の連絡・日程調整の統一化でも月5時間程度を削減し、調整ミスがなくなりました。面談調整にはGoogleカレンダーの予約機能を活用することで月3時間程度を削減し、担当者の負担が軽くなりました。

また、面談記録をドキュメントで共有することで、誰かが休んでも業務が止まらない体制が整いました。AI議事録の活用により、「あの話どうなってるっけ？」という確認コストもなくすことができました。

今後は、こうした取り組みを社内全体に広げながら、残っているアナログ業務のデジタル化を段階的に進めていく予定です。

Google Workspaceを使い始めてから、ツール同士がつながっている便利さを実感しています。先生同士でわざわざ電話をしなくても、カレンダーで全員の予定を一覧で確認できるので、日程調整がスムーズになりました。 ドキュメントの共有も簡単になったことで、共同作業や情報共有に対するスタッフの意識も自然と上がってきたと感じています。最近はGeminiとの連携もできるようになり、AI活用も身近なところから進めやすくなっています。 コストパフォーマンスの面でも満足しています。最初の導入設定は慣れない部分もありましたが、丁寧に教えてもらえたので、つまずかずに使い始めることができました。